Компенсационная выплата по использованию личного имущества для проезда в командировку

Расходы на проезд в командировку на автомобиле

Если работодатель использует личное имущество сотрудника (в т. ч. автомобиль), то он обязан:

  1. выплатить ему компенсацию за использование личного имущества (автомобиля);
  2. возместить расходы, связанные с таким использованием.

Это установлено статьей 188 Трудового кодекса.

Личный автомобиль: налог на прибыль При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного автомобиля можно учесть только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (письмо ФНС России от 21 мая 2010 г.

№ ШС-37-3/2199). Эти нормы предназначены и для расчета единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. Проезд на служебном автомобиле При оплате расходов по командировке на служебном автомобиле организация может компенсировать следующие затраты:

  1. на приобретение ГСМ;
  2. связанные с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонт в пути и т. п.)

Компенсация за использование личного имущества в интересах работодателя

Возможность использования работником своего личного имущества в интересах работодателя закреплена в ст.

188 ТК РФ. Работник может использовать личное имущество: В служебных целях работники чаще всего используют мобильные телефоны, компьютеры (ноутбуки), принтеры, автомобили. Из норм ст. 188 ТК РФ следует, что работодатель обязан:

  • выплачивать работнику компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
  • возмещать расходы, связанные с использованием личного имущества.

Стороны трудового договора должны заключить письменное соглашение, в котором определяются условия выплаты компенсации и возмещения расходов. Такие условия можно предусмотреть:

  • в трудовом договоре при его заключении;
  • дополнительном соглашении к трудовому договору (пример 1 на с. 76);
  • отдельном документе — соглашении о выплате компенсации и возмещении расходов в связи с использованием личного имущества работника.

В соглашение следует включить следующие сведения и условия: Размер компенсации можно установить любой, поскольку законодательство не ограничивает эти выплаты.

Соглашение нужно составить в двух экземплярах, которые подписывают обе стороны. При этом на экземпляре работодателя работник должен поставить подпись, которая подтвердит факт получения им второго экземпляра соглашения (по аналогии с трудовым договором).

Руководитель организации (или иное уполномоченное должностное лицо) издает приказ о выплате работнику компенсации за использование, износ (амортизацию) личного имущества и о возмещении расходов, связанных с использованием личного имущества.

Служебные поездки: отражаем в расходах

когда фирма (с объектом «доходы минус расходы») для служебных поездок использует личный автотранспорт работников; когда такая фирма компенсирует затраты на проезд в общественном транспорте сотрудникам, работа которых носит разъездной характер ПРИМЕРВ трудовом договоре сотрудника прописано: «В заработную плату работника входят следующие виды выплат: 2) подп.

Работника нужно ознакомить с приказом под роспись. Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 1, 2019.
12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ 3) пост. Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее — Постановление № 92 4) п. 3 письма Минфина России от 21.07.1992 № 57 5) пост. ФАС УО от 08.12.2008 № Ф09-9153/08-С3, от 20.08.2008 № Ф09-5239/08-С3; определение ВАС РФ от 29.01.2009 № 495/09 6) пост. Девятнадцатого ААС от 15.08.2008 № 19АП-2771/08 7) пост.
Восьмого ААС от 18.09.2008 № 08АП-2177/2008, Восемнадцатого ААС от 02.09.2008 № 18АП-5704/2008, Пятнадцатого ААС от 28.04.2008 № 15АП-1278/2008 8) пост.

ФАС ЗСО от 22.09.2011 № Ф04-4504/11, Восьмого ААС от 10.02.2009 № 08АП-5149/2008 9) письма ФНС России от 04.04.2011 № КЕ-4-3/5226, от 14.03.2011 № КЕ-4-3/3943 11) п.

25 ст. 255, подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ 12) письмо Минфина России от 01.04.2010 № 03-03-06/1/211 15) п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 14.03.2006 № 106

В командировку на личном транспорте

Для работника, конечно, было бы неплохо поехать в командировку на своей «ласточке», и его желание вполне объяснимо. На первый взгляд все достаточно убедительно.

Но это с позиции работника и только на первый взгляд. А теперь посмотрим на эту ситуацию с точки зрения закона и практики его применения. Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч.

2 ст. 168 ТК РФ) За все, что работник делает с ведома или по поручению работодателя, ответственность несет работодатель Итак, чтобы поездка в командировку на личном автомобиле работника была законной, необходимо соблюдение следующих условий.

Условие 1. Работник изъявил желание направиться в командировку на личном транспорте. Условие 2. Работодатель согласен на такой способ проезда в командировку.

Условие 3. Стороны заключили письменное соглашение о возмещении расходов. Условие 4. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировкой, предусмотрены в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. Таким локальным нормативным актом может быть, например, Положение о служебных командировках, в котором прописываются все возможные выплаты компенсаций и их размеры.
На этом месте можно было бы поставить точку и закрыть тему. Но не все так просто, как кажется на первый взгляд.

Образно говоря, мы с вами рассмотрели только видимую часть айсберга… В дороге, как мы знаем, случается всякое, например работник может попасть в дорожно-транспортное происшествие.

В связи с этим возникает вопрос: будет ли нести работодатель риски возмещения ущерба третьему лицу в случае наступления такого события? Во-первых, ни в ТК РФ, ни в НК РФ прямо не говорится о компенсации командировочных расходов за проезд именно на личном автомобиле. В результате таких разногласий работодатель может столкнуться с проблемой по уплате налогов.

Журнал: Всё для кадровика, По состоянию на: 16.05.2012, Год: 2012, Номер: №6

Оформление компенсации за использование личного имущества в служебных целях

При исполнении трудовых функций сотрудники предприятий часто пользуются собственным имуществом в виде мобильного телефона, транспортного средства, инструмента (в том числе музыкального) или оборудования.

Инициатором подобного использования может выступать как руководство организации, так и работник. В любой ситуации должны быть соблюдены положения трудового законодательства, касающиеся возмещения затрат сотрудника (ст. 188 ТК РФ), если: Размер возмещаемых сотруднику расходов за эксплуатацию в работе личного имущества устанавливается посредством:

  • указания вида задействованного объекта и платы за его использование в трудовом контракте;
  • оформления соглашения об аренде.

До заключения соглашения предприятие должно определить необходимость привлечения собственности работника в процессе выполнения им трудовых обязанностей, а также принадлежность последнего сотруднику.

После того как стороны договорились об использовании имущества работника, происходит подписание контракта или дополнительного соглашения к нему с указанием условий работы с объектом. В тексте документа отражается: Период действия договоренности об использовании собственности работника не может превышать срок действия трудового договора. К соглашению следует приложить копии документов на право собственности/пользования объектом, расчет суммы оплаты и иные документы, отражающие особенности сделки.

Компенсация охватывает лишь время эксплуатации объекта в интересах предприятия-работодателя и не выплачивается за периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с отпуском или при болезни.

В тексте договора об аренде отражаются параметры арендуемого объекта, условия сделки, все особенности правоотношений сторон, включая стоимость аренды.

За пользование собственностью сотрудника компания оплачивает не компенсацию, а арендную плату.

При заключении соглашения об аренде следует учесть, что: В бухучете компенсация отражается на 73 сч. «Расчеты по прочим операциям с персоналом» операцией: Дебет сч. 26, 44 / Кредит сч. 73 (субсч. «Расчеты по компенсации»). Выдана оплата за эксплуатацию собственного имущества сотрудника в служебных целях: Компенсация за пользование собственностью работника снижает базу для подсчета налогов только при наличии документального подтверждения факта использования объекта.

В процессе осуществления трудовой деятельности между работником и руководством предприятия могут возникать разногласия по вопросам компенсации за использование личного имущества в процессе труда. Если произошла поломка компьютера у сотрудника, работающего не в офисе компании, то невозможно установить, произошла ли поломка при исполнении работы или при эксплуатации устройства с личными целями. Если условие, касающееся поломки компьютера, не было включено в трудовой договор, то данное обстоятельство не освобождает организацию от необходимости произвести оплату стоимости ремонта оборудования в случае его поломки.

Компенсация за использование личного транспорта в командировке

Кроме того, личным имуществом можно считать совместную собственность супругов ( п. 1 ст. 256 Гражданского кодекса РФ , ст.

34 Семейного кодекса РФ ). При этом данное правило не действует, если автомобиль: – приобретен супругом (супругой) до вступления в брак; – получен в период брака кем-либо из супругов по договору дарения или по наследству; – является единоличной собственностью супруга (супруги) на основании брачного договора.

В такой ситуации автомобиль не является совместной собственностью супругов ( п. 2 ст. 256 Гражданского кодекса РФ ).

В иных случаях, когда работник использует в служебных целях автомобиль, который оформлен на другого гражданина, он не считается его личным имуществом. Поэтому в такой ситуации сумма компенсационной выплаты облагается страховыми взносами в общем порядке.

К вопросу о возмещении расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно при следовании в командировку на личном автотранспорте (по материалам судебной практики)

Упомянута лишь категория «работники».

Вопрос, действительно, спорный. Утратило силу в связи с изданием Постановления Правительства Российской Федерации от 2 июля 2013 г.

N 563, которое установило Правила выплаты компенсации только для федеральных государственных гражданских служащих. Что же касается правовых предписаний, содержащихся в п. 7 ст. 20 Федерального закона «О статусе военнослужащих» (далее — Закон), то необходимо отметить следующее. В соответствии с данными нормами военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, использующим личный транспорт в служебных целях, выплачивается денежная компенсация в порядке и размерах, которые определяются Правительством Российской Федерации.
Утратило силу в соответствии с Приказом Минфина России от 21 октября 2013 г. N 104н. Данные ограничения применимы в полной мере и к правоотношениям с участием военнослужащих, получающих указанную компенсацию, что подтверждается судебной практикой .

Компенсации работникам при направлении в служебные командировки, при использовании личного имущества и при переезде на работу в другую местность

4. 4.1 Компенсации по командировкам При направлении работников на монтажные, наладочные, строительные работы (которые могут продолжаться до одного года) производится выплата не командировочных, а доплата до 50% к тарифу, но не выше норм суточных.

Если железнодорожная станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то сотруднику оплачиваются расходы по проезду туда транспортом общего пользования (кроме такси).

Иные учреждения определяют порядок и размеры возмещения указанных расходов в локальных нормативных актах, важно только, чтобы они не были ниже установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран утверждены приказом Минфина России от 4 марта 2002 г. № 15-н. Размеры суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран, применяемые с 1 января 2002 г., утверждены приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г.

№ 92-н. Если сотрудник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Как оплатить и отразить в учете проезд сотрудника в командировку на автомобиле (личном или служебном)

№ 03-04-06/6-328. Поэтому никакие дополнительные выплаты сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положены (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г.

№ 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419). При оплате расходов по командировке на служебном автомобиле организация может компенсировать следующие затраты:

  1. на приобретение ГСМ;
  1. связанные с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонт в пути и т.

    п.).

Все факты хозяйственной жизни (в т. ч. и расходы на проезд) должны быть подтверждены первичными документами (ст.

9 Закона от 6 декабря 2011 г.